Otto modi per ridurre i costi IT

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La pressione per limitare le spese della tecnologia dell’informazione (IT) è più forte che mai. Prima di ricorrere alle solite strategie per il taglio dei costi (cancellare i progetti e ridurre il personale, ad esempio), valuta questi suggerimenti per risparmiare denaro, elaborati da analisti e dirigenti del settore tecnologico.

Riepilogo

Elimina le applicazioni ridondanti o a bassa priorità e prendi in esame le soluzioni basate sul Web.
Il consolidamento dei server e dei fornitori IT può contribuire a ridurre i costi.
I processi di gestione standardizzati e i corsi di formazione per il personale IT possono contribuire a migliorare l’efficienza del reparto IT e a trattenere il personale qualificato, la cui sostituzione comporterebbe costi notevoli.

Le pressioni economiche globali e i modelli aziendali più flessibili spingono le società di ogni dimensione a sforzarsi di eliminare gli sprechi dai loro processi operativi, servizi IT compresi. Di conseguenza, la riduzione delle spese superflue resta un problema perenne per i dirigenti IT, anche se gli analisti IT di IDC hanno previsto nel novembre 2006 che le spese di IT sarebbero aumentate di una percentuale di poco superiore al 6% nei successivi 12 mesi.

Fortunatamente, i dirigenti IT delle medie imprese e gli esperti del settore tecnologico offrono diversi interessanti suggerimenti sulle possibilità di tagliare i costi tutte da scoprire.

1. Crea un inventario delle tue risorse software

Effettua una stima delle applicazioni utilizzate dalla tua società e individua i sistemi di basso valore che si possono eliminare in modo indolore. L’analisi delle risorse potrebbe anche rivelare la ridondanza all’interno del tuo portafoglio, ad esempio due divisioni che utilizzano prodotti CMR (Customer Relationship Management, Gestione delle relazioni con i clienti) separati. Anche in presenza di concrete ragioni aziendali che determinano l’uso di due sistemi in gran parte identici, le società che effettuano il consolidamento delle applicazioni possono ridurre del 25% e oltre i loro esborsi relativi a sviluppo, supporto e manutenzione. È quanto attesta uno studio sul taglio dei costi legati alla tecnologie dell’informazione elaborato dalla società di ricerche sull’IT Gartner.

Gli strumenti di gestione delle risorse software, come , possono essere di grande utilità per creare un elenco completo di tutte le tue applicazioni. Con tali informazioni, è possibile stimare l’ammontare di valore aggiunto da ogni sistema e i costi generali che genera. Un sistema che sottrae profitti invece di crearli è un ottimo candidato per l’eliminazione.

2. Passa alle applicazioni basati sul Web laddove possibile

Sempre più fornitori di applicazioni oggigiorno offrono versioni “software come servizio” (SaaS) dei loro prodotti. Queste soluzioni non richiedono l’acquisto di server costosi, pertanto semplificano anche l’implementazione. I costi di manutenzione sono inferiori, poiché è il fornitore a far funzionare l’infrastruttura e a gestire gli aggiornamenti. Al National Aquarium di Baltimora, nel Maryland (USA), ad esempio, gli amministratori hanno ritenuto il minor costo dei termini della licenza una ragione irresistibile per passare a una versione basata sul Web dell’applicazione di budget. Con il denaro risparmiato, l’Aquarium ha aumentato gli utenti senza costi aggiuntivi, dichiara il responsabile per la tecnologia Hans Keller.

Non è detto, però, che il software online sia sempre la risposta giusta. Dato che tali sistemi sono spesso più difficili da personalizzare rispetto a quelli tradizionali presenti fisicamente nella tua struttura, potrebbero non rappresentare la soluzione ideale se sono necessarie funzioni o caratteristiche specifiche. In molti casi, comunque, SaaS è un’alternativa valida per risparmiare denaro e merita un’analisi più approfondita.

3. Consolida l’infrastruttura dei server e usa software di virtualizzazione sui tuoi server

Cerca opportunità che ti permettano di combinare servizi e applicazioni su un minor numero di server più potenti. Secondo un’indagine sulla riduzione dei costi effettuata dalla Gartner, le società che consolidano anche solo una parte della loro infrastruttura dei server risparmiano in genere fino al 20% delle spese relative all’hardware. Le iniziative di consolidamento dei server possono essere semplici come la sostituzione di tre piccoli server che eseguono la stessa operazione con un solo server di maggiori dimensioni. In alternativa, si possono utilizzare software di virtualizzazione, quali , per eseguire più applicazioni o perfino sistemi operativi su un singolo host. In entrambi i casi, un numero minore di server si traduce di solito in un costo inferiore dell’infrastruttura. Un’importante società farmaceutica, ad esempio, ha risparmiato ben $580.000 sul suo budget IT utilizzando software di virtualizzazione sui suoi server basati su Windows e UNIX.

4. Consolida il numero di fornitori a cui ti affidi

In modo analogo, è possibile ridurre i costi utilizzando meno tecnologie e fornitori di servizi. Questo consente di abbassare i costi in due modi: è possibile ridurre i costi generali di gestione, nonché negoziare i prezzi su grandi volumi con i fornitori principali.

5. Diventa un riferimento per i clienti

Qualsiasi esperto di marketing ti direbbe la stessa cosa: i marchi hanno un valore. Eppure, sono ancora troppo poche le società che traggono vantaggio da questo valore al momento di trattare con i fornitori di tecnologie. Le società che fungono da riferimento per i clienti potrebbero ricevere offerte in termini di tariffe ridotte su licenze, manutenzione o servizi. I fornitori sono spesso disposti a premiare i clienti che partecipano a casi di studio, a parlare con i clienti potenziali o a far parte di programmi EAP (Early Adopter Program). La strategia migliore, afferma Keller, è quella di stabilire che cosa è importante per i tuoi fornitori e usare quindi ciò che si è appreso per proporre contratti vantaggiosi per entrambi.

6. Migliora i tuoi processi di gestione IT

I costi della forza lavoro rappresentano all’incirca la metà del budget IT, a quanto afferma Barbara Gomolski, vice presidente di ricerca per la Gartner Inc. L’adozione di processi di gestione IT standardizzati, come quelli definiti nell’ITIL (Information Technology Infrastructure Library), può produrre risparmi notevoli e aiutare i dipendenti a lavorare in modo efficiente. Ad esempio, l’implementazione di rigorosi controlli di gestione dei cambiamenti può impedire modifiche sui sistemi prive di una pianificazione efficace che aumenterebbero successivamente i costi di supporto. L’adozione di modelli di processi quali l’ITIL può richiedere tre anni e oltre, afferma Gomolski, ma le società possono anche, in quello stesso periodo, ridurre i loro costi operativi del 20-30%.

7. Investi nelle misure per trattenere i collaboratori IT

Occorre tempo e denaro per reclutare nuovo personale. Se possibile, offri ai tuoi collaboratori IT l’opportunità di acquisire nuove competenze e di assumere nuove responsabilità. Inoltre, aiutare i dipendenti a estendere le loro competenze offre un secondo vantaggio: a detta della Gartner, i reparti IT composti da personale specializzato sopravvivono spesso con un numero di addetti inferiore. In caso di nuove richieste, è possibile demandare i dipendenti in esercizio ad altre mansioni piuttosto che aggiungere funzioni specifiche o ricorrere a consulenti esterni.

8. Spendi ora per risparmiare poi

A volte il miglior modo per risparmiare denaro è quello di effettuare subito la spesa necessaria. Ad esempio, una società di servizi pubblici di medie dimensioni, con base nel New Jersey, aveva affidato al suo reparto IT il compito di elaborare i rapporti. Ora, uno strumento di reporting self-service consente ai dipendenti di raccogliere i dati autonomamente. Il nuovo sistema, sviluppato da Resolute, un partner certificato Microsoft Gold, non solo offre informazioni ai responsabili delle decisioni in tempi più rapidi, ma ha anche liberato la società dalla necessità di reclutare redattori di rapporti supplementari.

In alcuni casi, anche operazioni di sviluppo personalizzate possono far risparmiare denaro. A detta del CIO di una società farmaceutica: “I sistemi disponibili sul mercato sono molto ampi e complessi. Abbiamo progettato qualcosa che risponde esattamente alle nostre esigenze e che semplifica molte operazioni”. L’applicazione personalizzata e semplificata ha notevolmente ridotto i costi di formazione della società e le chiamate all’help-desk e ha completamente eliminato i costi di licenza.

Qualunque sia la strategia di riduzione dei costi adottata, comunque, prova a non fare troppi tagli e non troppo presto. Riduzioni eccessive in risposta a una fase negativa temporanea dell’azienda, ad esempio, può risultare costosa successivamente in mancanza di sistemi, partner o serie di competenze appropriati per stare al passo con la concorrenza. “Alla prossima inversione di tendenza, potresti trovarti molto lontana dal punto di svolta”, afferma Gomolski della Gartner.

I tagli drastici sono talvolta inevitabili, ma le società che fanno del contenimento dei costi un obiettivo aziendale costante sono quelle che, probabilmente, ne avranno meno bisogno.

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